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县级新华书店课本发行攻略

作者: 赵春涛  来源:中国图书商报  发布时间:2007-12-5 浏览数: 1093 
 ——课本收货、查询、仓储和销售管理篇

为做好一年两季的中小学课本发行工作�保证课前到书�人手一册,各县新华书店都在探索新形势下的良法。希望您能从一个县级新华书店的做法中得到一些启示。本案例为A县新华书店。

■赵春涛

一、收货程序和处理方法

�一�发来的课本如经专业交通部门运输�应凭运单在规定期限内提取。如超过时间�应核实造成超期的原因。如是运输部门造成的�应说明原因�销货店不负担临时保管费。提取时应当面核验运输票号是否相符�件数是否到齐�包装是否破损�是否有外单位货物串件等。如出现问题�应当场与运输部门做好验收记录。如系缺件、串件,要敦促运输部门从速查退原件以免开学时无书上课�如至一定时日未能查退�应予索赔,并速向省店添补。

�二�由承运部门直接运达的�应当面检验无误后方能签字收货。如发现问题,应与承运人当面交涉清楚,并索取凭证。至一定期限尚无结果时�应致索赔。

�三�发货店用自己的运输工具直接运达的�也应当面验收。如串件�由押运人出具凭证后带回�另行补发。缺件破包短少的,亦由押运人出具凭证后另行补给。如至一定时日尚未补到�应予催办�直至收回货款。发货店不能用其它书串补�以免物账混乱。

二、查询

收货时件数未错,但拆包后发现下列问题时,要这样做:

(一)与原订品种、册数不符�不论何时发货�均应用电话、电报或信函向省店教材科查询,以便省店核查纠正。

(二)实际品种册数与随货同行单不符,甚至收货店名也不符,应在收书七日之内,填写《发货差错查询单》,经负责人复查签字盖章后,附包装单的口袋、包签,直接向省店储运部门或代发店查询。填写查询单时,要写明运单号码,收书的件数、捆(包)数及零头数,以便发货店查处,查询期间,原包装纸要保存备查。

(三)经过中转的,收货总件数相符,而调拨单件数不符的,先向中转店查询。

(四)在课本销售过程中,如发现小包(捆)内数量不足,要将包(捆)的封签撕下,在封签上注明查错情况,加盖店章,随同退货调拨单寄给有关发货店,并托收货款。

(五)倒装缺页及封里内容不一等不合格品,要在本学期末清理完毕,开退货单退给省店或有关发货店,并托收货款。如还有需要,可另开单添要。

(六)收货时必须记录到货日期,如因到货晚,而影响课前到书(不包括追加添要部分),造成学校退订,应先与省店联系,按省店回告办理,未经省店同意,不能主动退货。

三、仓储管理

(一)移交仓储的实物,应及时记入仓库实物账。

(二)课本入库要分类清楚,码放整齐,易于点数,切忌交叉零乱。一般可根据订单排列,按类型、年级、单品种、分方位、有秩序地堆放,以便于查找、配发和清点。

(三)收书后,为利于仓库周转,先发各校预订的品种、数量,待全店预订部分发完后再发零售部分,并规定其零售发售时间,一般在预订部分发完后15天,以免影响学校在书店内部的发书。

(四)仓库应以发货店调拨通知单的随货同行联(绿色)及本店发给学校和门市的发单留存联(白色)为根据,分别做出当月收货汇总单和发货汇总单,报会计部门做会计账。逐月核对,做到实物账与会计账相符。

(五)仓库工作人员应定期(例如1月或7月末�根据发货店“课本发运情况通报”�会同进货人员逐种核对收书品种,并参照发运时间,查出应收未收品种,向发货店提出催发。

(六)仓库应指定专人负责管理。库内应具备防火、防盗、防鼠、防潮、防虫等设施,做到安全可靠。

四、课本的销售

(一)做好销售前的准备

在收到“中小学课本定价表”后,应与课本版权页和封底的定价逐种核对,以书上所印定价为准,以避免并更正定价表可能存在的错误。如旧存品种定价高于新书,要填报“降价图书明细表”作降价处理后方能销售�如低于新书�要进行划区划校使用,不能一个学校出现同一品种两个定价。作上述处理后,即将定价表发至学校和其他订户。他们可据此计算所需金额,提前准备书款。

在收到“发书情况通报”后,应与仓库收书品种进行对照,向发货店或代发店催发应到未到品种,力求在发货流转环节上不发生滞留积压。

当大部分品种和数量基本收齐时,已近销售的临战状态,有关工作人员和设施都须一一到位,将库存实物账与会计账核对,如有不符,应查找原因,在销售前予以解决。同时可酌情对预订学校配书。

(二)对预订学校的首次销售

1. 一般要求春季在1月7日,秋季在7月2日前发出取书通知。春季1月10日~15日,秋季7月5日~10日,一周内完成销售。

按预订单位的交通条件、距离远近、数量大小等因素,安排好取书地点和时间,排出清单,据此在取书通知上以填充方式写明。

事先周密安排,既能使学校和书店都有所准备,又避免取书时拥挤、排队、混乱和差错。

春季小学、初中、高中毕业班需要品种和教师备课用教学参考书,应特殊解决,书一运到即予供应,不受时间限制(包括寒、暑假作业等等)。

2. 取书通知发出后,各有关部门的工作人员和设施,应完全到位,后勤保障工作也要同时跟上。服务工作要热情周到,让取书的同志感到宾至如归,高兴而来,满意而回。

(三)销售时的配书收款工作

销售时配书进行复点,必须由专人负责,中途不能换人,可组成二人或三人一组,用原学校订单进行配书或用大分汇表配书。配书中必须严格核对学制、年级、书名、册次、定价、数量。数量达到整包的,要弄清包数、捆数和零数,三者相加与预订数相符。复点可单品种进行或一个订户配齐后进行。复点无误交取书人复验后才能进行包装或上车。配书、复点和取书人复查都必须签字。包装完毕后即将配书单交收款人计价收款,并分别开据“教师用书”和“学生用书”票。配书单一式两份,一份作为发票附件,一份由书店留存。

配书复点工作有提前进行和取书时当面进行两种方法,但都可能发生取书时用户需增减原订数的情况。对此:

1. 已提前配好书的,需增品种,可另填配书单予以配书;减少的则用配书单将减少部分以红字作收退处理,并将一联随实物入库。处理后一并随同原配书单交收款员复核开票,收齐书款。

2. 当面进行的,先在配书单上增减后再配书。

对于临时增减,无论繁简均应欣然同意,热情办理。减下来的先予入库,单放待调,另行处理;增加部分以储备或零售数当时解决,解决不了的,应予登记,并积极组织调配�力争开学前供书到校。

财经纪律规定:课本售出同时收款,不能赊欠。确有困难或发生意外事故的学校,经文教办保证,银行监证,才能取书。

(四)零售

对门市零售课本要求如下:

1. 必须有专柜专架陈列出售。

2. 课本必须按小学、初中、高中分年级陈列,以便于读者选购。

3. 开学时品种要齐全。开学两个月后主科课本不脱销。

4. 已修订或改版而不再使用的品种,应下架退库房,集中封存作统一报废处理。

5. 课本零售时间必须在学校对学生基本发完之后。

6. 课本不能跨区发行。

(五)售后服务

1. 深入学校,了解情况。

课本发到学校后要抽出一定人力,到学校了解情况,跟踪调查。学校来电话、来人、来信反映的问题,要尽快答复解决,不能延误。

2. 发书差错的处理

发书时虽经当面复点,但也可能发生意想不到的差错,对此要认真对待,不能借口已当面点清,出门不认。要协同查找出差错的原因,是书店责任的要认真改正,是学校的责任要力求有一个双方都满意的解决办法。

3. 印装质量问题

对于缺页,倒装或因印制质量问题不能使用的书,不论时间长短,新旧程度,一律负责调换或退款。

4. 包捆内短缺

出现捆头和包封内的短少,由学校在包捆封签上写明缺少册数、经办人签名、学校盖章,交由书店补还。如书店当时无书可补,要向学校说明情况,待向发货店去信去电话补来后,再给。

5. 对学校余书和补缺的处理。

对因省教学计划变动给学校造成的多余课本,要由省店和省教委研究作出处理之后,县店依决定处理。当地教育部门自行变动造成多余的,由当地教育部门承担经济责任,但要积极代售或协助调剂。

学校因学生流失等原因造成多余的课本,书店除积极协助进行学校之间的调剂外,也可接受一部分退货,退货比例酌情规定,并在开学后十天内进行完毕。

开学十天后尚未发到的省版课本(不包括追订、添要部分和已通知学校而未取走的课本)学校可以减订或退订。

学校补订或追加的课本�要想方设法予以满足。

(六)库存处理

为清理库房和减少资金积压,对已构成报废的课本,和其它应处理的库存课本,每年要进行一次财务处理。每年课本报废的金额,一般认为以不超过当年课本发行总金额的千分之四为合理损失。

(七)亏损处理

课本在门市陈列零售时,可能有一些短缺丢失;在预订发行过程中,也可能发生一定的盘亏损失。对此,每年课本财务盘亏率,门市零售部分以不超过全年全店课本销管总码洋的万分之五,预订发行部门不超过万分之二为合理。

 

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